Embora muitos digam que ele "já era!", o e-mail ainda continua sendo uma importante ferramenta no canal de comunicação para assuntos sigilosos - ou não, no dia a dia de qualquer profissional. Desde que o e-mail se tornou a ferramenta padrão de comunicação pessoal e profissional, as pessoas mudaram a forma de conversar umas com as outras. E, ao invés de usar o telefone, optam por usar seus computadores, notebooks e celulares para dispararem qualquer tipo de mensagem e - aí é que mora o perigo, alguns, sem se atentar para forma, tom ou etiqueta. Só que, uma coisa é falar, outra é escrever.
Por isso, hoje contamos com algumas dicas de Vívian Rio Stella, doutora e pós-doutora em Linguística pela Unicamp e professora de cursos de Comunicação e Liderança pela VRS Cursos. Ela apresenta cinco falhas comuns no envio de e-mails que os profissionais devem evitar em seu cotidiano.
Confira:
1. Ser excessivamente informal: o grau de formalidade nos e-mails é muito variado, pois está diretamente relacionado à cultura da empresa, ao tema tratado na mensagem (mais ou menos delicado, mais ou menos polêmico), ao relacionamento entre os interlocutores e à imagem que o emissor pretende passar aos seus leitores (mais ou menos sério, mais ou menos empático). Mas o que se percebe é que muitas falhas de comunicação são decorrentes do excesso de informalidade das mensagens, que, não raro, comprometem a credibilidade de quem escreve ou a seriedade do assunto. Por isso, procure adequar a linguagem usada considerando os aspectos listados anteriormente e não assuma que sempre se deve ser informal ou sempre formal. Adequar é preciso, por mais desafiador que isso seja.
2. Escrever e-mails com raiva: expressar raiva ou indignação pessoalmente já pode comprometer as relações interpessoais no ambiente organizacional, quanto mais se isso ocorre por e-mail, em que a leitura é feita em outro contexto da produção da mensagem, sem entonação, olhar, expressões faciais de quem emite a mensagem. Por esse motivo, é recomendável esperar a raiva passar (ex.: tome um café, deixe para responder no dia seguinte) para, então, redigir a mensagem, de forma menos passional. Inúmeros conflitos podem ser evitados com essa simples prática.
3. Usar o e-mail como canal de comunicação para assuntos sigilosos: é preciso lembrar-se, a todo momento, de que o e-mail é um registro, um documento. Se é documentado algo indevido, é altíssima a chance de haver constrangimentos e repreensões por falta de ética ou de alinhamento com os valores da empresa. Por isso, evite documentar no e-mail informações sigilosas ou comentários comprometedores.
4. Usar cópia oculta para intimidar ou repreender alguém: o recurso da cópia oculta só deveria ser utilizado como "mala direta", isto é, para envio de um e-mail a diversos destinatários, para manter em sigilo, intencional, o e-mail de contato de cada pessoa ou para evitar a prática do "reply to all" quando não é necessário que todos recebam todas as respostas. Mas a forma mais usada - e equivocada - da cópia oculta é em mensagens em que o remetente escreve um feedback negativo, uma intimidação ou uma cobrança a um certo destinatário, com cópia oculta para o chefe de um deles (ou de ambos). Se achar necessário recorrer à hierarquia (o que muitas vezes não é recomendado), por que não deixar evidente e incluir o chefe simplesmente em cópia? Vale lembrar que a pessoa em cópia oculta pode resolver responder a todos e, de repente, "aparecer" na troca de e-mails, gerando ainda mais problemas entre o s envolvidos.
5. Copiar muitas pessoas no mesmo e-mail: escolher os contatos dos campos "para" e "cópia" já seria um primeiro passo para a eficácia: no primeiro, incluem-se apenas as pessoas que têm relação direta com o assunto do e-mail; no segundo, constam as pessoas que - realmente - devem acompanhar as trocas de e-mails e o status do assunto tratado. Mas o que se percebe é tanto um uso indiscriminado desses campos quanto a inclusão de inúmeros contatos que não precisam executar nem acompanhar nada. Essa situação acaba impactando o já excessivo volume de e-mails que os profissionais recebem diariamente. Por isso, apenas envolva na mensagem as pessoas que realmente estão relacionadas ao assunto tratado. Depois de resolvida a questão, se precisar, elabore um novo e-mail com um breve resumo do que ocorreu e inclua os contatos que precisam saber apenas o que foi resolvido (sem que eles precisem acompanhar todo o passo a passo).
Sempre é importante lembrar que devo "Escrever um e-mail e não um romance". As mensagens online foram feitas para serem curtas. Um relatório de 03, 07 páginas no corpo do e-mail é garantia que o leitor só chegará ao terceiro parágrafo e apertará "Apagar" ou a seta para próxima mensagem. Se for se estender, envie seu documento anexado e explique na mensagem a que se refere, destacando os pontos principais.
Reavaliando que o e-mail continua sendo muito importante, e, se você é daqueles que chega a milhares de mensagens não lidas (Você tem 5.737 mensagens), cuidado! Lembre-se que você deve checar regularmente sua caixa para conferir as mensagens e tomar muito cuidado com recursos como auto-arquivamento por remetente. Você pode estar perdendo informações valiosas, ótimos convites ou até mesmo alguma solicitação urgente de trabalho de seu chefe, que se não cumprida, seguramente vai pesar na sua avaliação.
Vívian Rio Stella: é professora e pesquisadora, sócia-fundadora da VRS Cursos, Palestras e Coaching. Especialista é graduada, doutora e pós-doutora em Linguística pela Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). É pós-doutoranda do grupo Atelier Linguagem e Trabalho, da PUC-SP. Atua como professora de cursos de extensão no Instituto de Estudos da Linguagem da Unicamp e de disciplinas de graduação da Unianchieta.
É também sócia-fundadora da VRS Cursos, Palestras e Coaching. Atua como professora em cursos abertos na Casa do Saber e em cursos in company na Aberje, na Integração Escola de Negócios e no CPDEC.
Até a próxima! 
